Zakup i obsługa kasy fiskalnej mogą budzić wiele wątpliwości – zwłaszcza jeśli robisz to po raz pierwszy. Dlatego zebraliśmy odpowiedzi na pytania, które nasi Klienci zadają nam najczęściej, i pogrupowaliśmy je w przejrzyste kategorie. Dzięki temu szybciej znajdziesz interesujące Cię informacje – od wyboru odpowiedniego urządzenia, przez fiskalizację i codzienną obsługę, aż po serwis i formalności.
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytanie? Skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy i rozwiejemy wszelkie wątpliwości.
- Zakup urządzenia
- Czym są kasy online?
Kasy fiskalne online jest to nowa kategoria kas, które dzięki połączeniu z Internetem komunikują się z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Kasa w określonym harmonogramie wysyła do Repozytorium szereg danych takich jak np. raporty dobowe, paragony fiskalne, dokumenty niefiskalne czy informacje o wykonanych przeglądach serwisowych. Zgodnie z aktualnymi przepisami, użytkownik kasy jest zobowiązany, aby zapewnić jej połączenie z Internetem w sposób nieprzerwany. - Co to jest CRK?
CRK - Centralny Rejestr Kas (inaczej Repozytorium) - prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej system teleinformatyczny, który gromadzi szereg danych m.in.: raporty dobowe, paragony fiskalne, dokumenty niefiskalne, zdarzenia, a także informacje o dokonanych przeglądach okresowych. - Jaka jest różnica pomiędzy kasą a drukarką fiskalną?
Kasa posiada wbudowany własny program sprzedażowy, więc sprawdza się w miejscach, gdzie jest utrudniony dostęp do komputera (w małych lokalach, targowiskach, sprzedaży mobilnej). Drukarka potrzebuje do pracy programu sprzedażowego, dlatego niezbędny do jej pracy jest komputer. Sprawdzi się w większych sklepach, marketach lub punktach sprzedażowych z dużo większym asortymentem. Baza towarowa kasy jest ograniczona, natomiast w drukarce może sięgać nawet 200 tys. PLU. - Na jak długo wystarczy mi kasa fiskalna?
Większość kas posiada ograniczoną pamięć, która może pomieścić 1830 raportów dobowych. Przy codziennej sprzedaży od poniedziałku do niedzieli, zakładając, że będzie wykonywany 1 raport dobowy dziennie - pamięć fiskalna zapełni się po 5 latach. W momencie, gdy sprzedaż prowadzona będzie od poniedziałku do piątku – pamięć wystarczy na ok. 7 lat. Po zapełnieniu pamięci, aby móc nadal kontynuować sprzedaż, konieczna jest wymiana modułu pamięci fiskalnej. Po jego wymianie na nowo możliwe jest wykonanie 1830 raportów dobowych. - Jak uzyskać zwrot za zakup kasy fiskalnej – 700zł netto ?
Jest to bardzo proste. W jaki sposób to zrobić, opisaliśmy na naszym blogu. Zajrzyj > tutaj < - Czy mogę wziąć kasę w leasing?
Dzięki naszej współpracy z firmą Leaselink, w bardzo prosty sposób możesz skorzystać z formy leasingu. Wystarczy, że na stronie produktu, który Cię interesuje klikniesz przycisk „Weź w leasing teraz”. Firma Leaselink jest pełni bezpieczna i jako jedyna na rynku realizuje usługę leasingową całkowicie on-line, bez żadnych wniosków i dokumentów, 24h/7/365. Leaselink zapłaci fakturę za Ciebie a my zajmiemy się resztą. - Czy kupując kasę przez firmę Leaselink będzie przysługiwało mi dofinansowanie 700zł?
Dofinansowanie z Urzędu Skarbowego przysługuje tylko wtedy, gdy kasa fiskalna stanowi Twoją własność. Jeśli chcesz kupić urządzenie z finansowaniem oferowanym przez LeaseLink i jednocześnie skorzystać z ulgi, wybierz formę finansowania Pożyczka Leasingowa. Dzięki temu kasa od momentu zakupu będzie Twoją własnością, co pozwoli ubiegać się o dofinansowanie. - Czy mogę kupić kasę z drugiej ręki i prowadzić na niej sprzedaż?
Istnieje taka możliwość, jednak w większości przypadków jest to nieopłacalne - nawet jeśli sprzedawca chce jedyne kilkaset złotych za „prawie nową” kasę fiskalną. Aby móc prowadzić sprzedaż na urządzeniu fiskalnym, które wcześniej wystawiało paragony z NIP-em innej firmy, będzie wymagana wymiana modułu pamięci fiskalnej. Dopiero gdy pamięć fiskalna zostanie wymieniona, będzie możliwe przypisanie nowego numeru NIP do urządzenia. Koszt takiej usługi w serwisie głównym dochodzi nawet do 1000 zł. Zatem zakup kasy z drugiej ręki bardzo często nie pociąga za sobą żadnych oszczędności lub są one na tyle niskie, że łatwiej jest udać się do serwisu i kupić nowe urządzenie. Zwłaszcza, że przy zakupie nowej kasy, wielu przedsiębiorcom przysługuje zwrot 700 zł z Urzędu Skarbowego. - Jakie są obowiązkowe raporty, które muszę wykonywać?
Użytkownik kasy fiskalnej ma obowiązek wykonywania raportów dobowych oraz miesięcznych.
Raport dobowy należy wykonać po zakończeniu sprzedaży w danym dniu. Jeżeli w ciągu dnia nie została zarejestrowana żadna sprzedaż, nie ma obowiązku wykonywania raportu dobowego.
Raport miesięczny należy wykonać po zakończeniu miesiąca, nie wcześniej niż pierwszego dnia i nie później niż 25. dnia następnego miesiąca. Przykładowo, raport za lipiec należy wykonać między 1 a 25 sierpnia.
- Czym są kasy online?
- Fiskalizacja i formalności
- Czym jest fiskalizacja kasy?
Fiskalizacja jest trwałym przypisaniem numeru NIP do pamięci fiskalnej kasy. Po wykonaniu tej czynności kasa przechodzi z trybu szkoleniowego w tryb fiskalny i jest gotowa do ewidencjonowania sprzedaży. - Czy muszę informować Urząd Skarbowy o zakupie kasy fiskalnej online?
W momencie fiskalizacji kasy online automatycznie zostaje wysłana informacja do Urzędu Skarbowego przekazująca dane o tym zdarzeniu. W tym samym momencie zostaje również nadany numer ewidencyjny. Dlatego nie musisz informować Urzędu Skarbowego o zakupie kasy online – zrobimy to my podczas fiskalizacji. :) - Po co mi dokument „Informacja o zasadach ewidencji”?
Dokument „Informacja o zasadach ewidencji” potwierdza, że osoba obsługująca kasę fiskalną została zapoznana z zasadami prawidłowego prowadzenia ewidencji sprzedaży i wystawiania paragonów.
Jeśli sprzedaż na kasie prowadzi wyłącznie właściciel firmy, wystarczy podpisanie jednego egzemplarza dokumentu. Jeżeli z kasy korzystają również pracownicy, każdy z nich powinien zapoznać się z jego treścią i podpisać dwa egzemplarze – jeden otrzymuje pracownik, a drugi pozostaje u właściciela firmy. - Co zrobić gdy zmieniły się dane dotyczące firmy jak np. nazwa firmy lub miejsce instalacji kasy?
W przypadku, gdy dane firmy zostały zmienione, należy zaktualizować je na kasie fiskalnej. Nie potrzebujesz do tego interwencji serwisu - spokojnie możesz zrobić to sam. Warto zajrzeć do instrukcji obsługi producenta, z której dowiesz się krok po kroku, jak wprowadzić wymagane zmiany.
W przypadku kas z elektroniczną kopią paragonów, wymagane jest poinformowanie w ciągu 7 dni o zmianach Urząd Skarbowy. Aby to zrobić, należy wypełnić zgłoszenie o aktualizacji danych.
W przypadku kas online wystarczy zmienić dane w nagłówku paragonu. Po wykonaniu raportu dobowego, informacja o zmianie zostanie automatycznie wysłana do CRK.
- Czym jest fiskalizacja kasy?
- Codzienna obsługa kasy
- Czy w kasie online muszę mieć przez cały czas dostęp do Internetu?
Prowadząc sprzedaż na kasie online masz obowiązek utrzymania stałego łącza Internetowego. Dzięki temu kasa co 2 godziny będzie wysyłała informacje o wszystkich zdarzeniach do CRK. - Czy w dniu, w którym nie było żadnej sprzedaży, muszę wykonywać raport dobowy?
Nie ma obowiązku wykonywania raportu dobowego, jeśli danego dnia nie odbyła się żadna sprzedaż. Nie jest jednak zabronione wykonanie takiego raportu . Należy natomiast pamiętać, że każde urządzenie fiskalne ma ograniczoną liczbę raportów dobowych do wydrukowania. Większość kas/drukarek umożliwia wydrukowanie 1850 raportów dobowych. W momencie, gdy każdego dnia, kiedy nie była zarejestrowana żadna sprzedaż na kasie fiskalnej, będziemy wystawiać raporty dobowe, znacznie skrócimy żywotność kasy. - Zapomniałem wykonać raport dobowy. Co teraz?
Spokojnie, to jeszcze nie koniec świata. : ) Jeśli dzisiaj nie zdążyłeś nic sprzedać, wykonaj raport teraz. Cała wczorajsza sprzedaż zostanie ujęta w raporcie dobowym z datą dzisiejszą. Następnie wystaw kolejny raport dobowy na koniec dnia po dzisiejszej sprzedaży.
W przypadku jeśli dzisiaj wykonałeś już jakąś sprzedaż – wykonaj tą samą czynność jak wyżej. Pamiętaj jedynie, że dzisiejsza sprzedaż (przed zrobieniem raportu dobowego) zostanie ujęta wraz ze sprzedażą z całego dnia poprzedniego. Po zaistniałej sytuacji koniecznie wyjaśnij całe zdarzenie księgowej/księgowemu. - Nie da się wydrukować raportu miesięcznego. Dlaczego?
Jeśli raport miesięczny nie drukuje się poprawnie, najczęściej wynika to z jednej z dwóch przyczyn:
1. Próbujesz wykonać raport zbyt wcześnie.
Raport miesięczny można wykonać dopiero po zakończeniu danego miesiąca. Przykładowo, raport za styczeń wykonasz najwcześniej 1 lutego.
2. W podsumowywanym miesiącu nie było sprzedaży lub nie wykonano raportów dobowych.
Raport miesięczny jest podsumowaniem raportów dobowych. Jeżeli w danym miesiącu nie zarejestrowano żadnej sprzedaży lub po zakończeniu dni sprzedaży nie zostały wykonane raporty dobowe, raport miesięczny nie będzie zawierał danych do podsumowania. - Wartość raportu miesięcznego się nie zgadza. Dlaczego?
Może zdarzyć się, że ostatniego dnia miesiąca prowadziłeś sprzedaż na kasie, ale na koniec dnia zapomniałeś wykonać raportu dobowego. Wydrukowałeś go kolejnego dnia z rana przed pierwszą sprzedażą. W takim przypadku dzieje się sytuacja opisana w punkcie 11. Czyli sprzedaż z ostatniego dnia, została ujęta w raporcie dobowym, który został wykonany 1 dnia miesiąca. Sprzedaż zatem została zaliczona na poczet nowego miesiąca. Zaistniałą sytuację musisz wyjaśnić ze swoją księgową/księgowym. - Podczas wystawiania paragonu wpisałem złą kwotę. Czy można cofnąć paragon?
Nie ma możliwości usunięcia wystawionego paragonu z kasy. W przypadku, gdy zaistnieje pomyłka oczywista (pomyłkę oczywistą uznaje się za taką, która zdarzyła się w trakcie sprzedaży lub niezwłocznie po niej), kasjer powinien wystawić i wydać klientowi kolejny – poprawny paragon. Następnym krokiem, który należy wykonać jest poprawne zaewidencjonowanie błędnej transakcji. Przepisy nie regulują, jak dokładnie ma wyglądać taka ewidencja. Może być ona prowadzona w formie zeszytu. W takim przypadku w ewidencji należy: - zapisać wartość brutto oraz VAT błędnie zarejestrowanej sprzedaży,
- podać krótki opis wyjaśniający przyczynę oraz okoliczności zaistnienia pomyłki,
- wkleić oryginał paragonu fiskalnego zawierającego pomyłkę.
- Które dokumenty przekazuję klientowi, jeśli wystawiam mu fakturę i paragon?
Wystawiając fakturę do paragonu fiskalnego zabierz od nabywcy paragon i dołącz go (np. zepnij zszywaczem) do kopii faktury pozostającej w Twojej dokumentacji. Klient dostaje od Ciebie oryginał faktury.
- Czy w kasie online muszę mieć przez cały czas dostęp do Internetu?
- Serwis i awarie
- Kasa się zepsuła. Czy mogę kontynuować sprzedaż bez niej na czas naprawy?
Jeśli kasa lub drukarka fiskalna ulegnie awarii, a przedsiębiorca nie dysponuje urządzeniem zastępczym, prowadzenie sprzedaży musi zostać wstrzymane do czasu usunięcia usterki. Awarie mogą zdarzyć się w najmniej oczekiwanym momencie, dlatego warto wcześniej zadbać o rozwiązanie, które pozwoli zachować ciągłość sprzedaży i uniknąć niepotrzebnych przestojów oraz strat. - Przegląd techniczny kasy – czy naprawdę jest obowiązkowy?
Kasa fiskalna wymaga obowiązkowych przeglądów technicznych, które należy wykonywać nie rzadziej niż co 2 lata. Terminowe przeprowadzanie przeglądów jest obowiązkiem właściciela urządzenia.
Brak przeglądu w wymaganym terminie może skutkować nałożeniem kary pieniężnej, koniecznością wykonania zaległego przeglądu oraz – w przypadku skorzystania z ulgi na zakup kasy – obowiązkiem zwrotu otrzymanego dofinansowania.
Kupując kasę lub drukarkę fiskalną w naszym sklepie, nie musisz pamiętać o terminie przeglądu samodzielnie. Prowadzimy ewidencję sprzedanych urządzeń i odpowiednio wcześniej przypominamy naszym Klientom o zbliżającym się terminie obowiązkowego przeglądu technicznego. - Zgubiłem książkę serwisową. Co teraz?
Fakt zgubienia lub zniszczenia książki serwisowej należy jak najszybciej zgłosić do Urzędu Skarbowego. Odpowiednia reakcja na tego typu zdarzenie może uchronić Cię od możliwych nieprzyjemności podczas kontroli pracownika Urzędu.
Najłatwiej jest zgłosić się do nas – my przygotujemy dla Ciebie odpowiednie pismo do Urzędu Skarbowego oraz wystąpimy w Twoim imieniu do serwisu głównego o wydanie duplikatu. Wyrobienie duplikatu książki jest płatne – warto zatem zadbać, by zawsze przechowywać ją w bezpiecznym miejscu. - Nie jestem zadowolony ze swojego serwisu. Czy mogę przenieść go do Was?
Oczywiście. : ) Serwis można zmienić w każdej chwili. Będzie nam bardzo miło, jeśli zechcesz dołączyć do grona naszych klientów. Po prostu zgłoś się do nas, a my zajmiemy się dopełnieniem wszystkich formalności. Nie musisz informować o swojej decyzji aktualnego serwisu – zrobimy to za Ciebie : )
- Kasa się zepsuła. Czy mogę kontynuować sprzedaż bez niej na czas naprawy?
- Zakończenie użytkowania
- Likwiduję firmę – jak załatwić formalności dotyczące kasy fiskalnej?
Zamykając działalność musisz dopiąć wszystkich formalności dotyczących kasy fiskalnej. W celu formalnego zakończenia jej pracy głównym zadaniem, jakie musisz wykonać, jest zgłoszenie się do nas. Dostarcz do nas urządzenie, którego pracę chcesz zakończyć. Wykonamy dla Ciebie odczyt pamięci fiskalnej oraz sporządzimy odpowiednie dokumenty, które będziesz musiał dostarczyć do swojego Urzędu Skarbowego. - Co zrobić ze starą kasą fiskalną?
Nie masz obowiązku przetrzymywania starej kasy fiskalnej. Jeśli jej praca została formalnie zakończona (został wykonany odczyt pamięci fiskalnej) można oddać ją do utylizacji. Ważne jednak by pamiętać, że w przypadku kasy z elektroniczną kopią paragonów lub kasy online w urządzeniu znajduje się karta z kopią paragonów, którą należy trzymać przez 5 lat od końca roku podatkowego.
- Likwiduję firmę – jak załatwić formalności dotyczące kasy fiskalnej?