Kasa wirtualna – czy to gra warta świeczki?

Kasa wirtualna – warto czy nie  ?

Rok 2024 to czas, kiedy prawie każdy przedsiębiorca spotkał się już z pojęciem „kasa wirtualna”. Jednak niewielka część z nich, wie czym ona tak naprawdę jest, czy jest dla każdego i najważniejsze – czy to się w ogóle opłaca. W poniższym artykule spróbujemy przedstawić kilka faktów związanych z kasami wirtualnymi.

Co to jest kasa wirtualna?

Kasa wirtualna jest to najprościej mówiąc oprogramowanie w postaci aplikacji, do wystawiania paragonów fiskalnych, którą można zainstalować na dowolnym urządzeniu elektronicznym takim jak: smartfon, tablet, laptop lub komputer.

Taka kasa musi posiadać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar o spełnieniu warunków określonych w ustawie.

Kto może mieć kasę wirtualną?

Aktualnie kasa wirtualna jest dostępna jedynie dla wybranych grup przedsiębiorców. Kto do niej należy określa „Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania”. Znajdziesz je tutaj https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20200000965

Do tych grup należą m.in.:

• usługi transportowe
• usługi hotelarskie i podobne usługi związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10),
• usług obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20),
• pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90),
• usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10),
• usług przygotowywania i dostarczania żywności (catering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21),
• sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych,
• usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej).

Czy kasa wirtualna jest samowystarczalna?

Samo zainstalowanie kasy wirtualnej, nie daje takiej samej funkcjonalności jak w przypadku kas tradycyjnych. Dużym minusem tego rozwiązania jest fakt, że przedsiębiorca ma wyłącznie dostęp do wystawiania e-paragonów, których system dystrybucji nie jest jeszcze zbyt rozwinięty. Aby móc wystawić paragon papierowy, potrzebny jest zakup urządzenia drukującego jak np. drukarka paragonowa. Jednak dokonując zakupu takiego urządzenia, wartość rozwiązania, którym jest kasa wirtualna dorównuje tradycyjnej kasie fiskalnej.

Zalety kas wirtualnych

Na pierwszy rzut oka, największą zaletą kasy wirtualnej jest jej cena i łatwa dostępność. Koszty ponoszone są w systemie abonamentowym i wynoszą ok 500 zł rocznie. W porównaniu koszt kasy fiskalnej wynosi ok 1900 zł.  Niektórych może zadowalać fakt, że do instalacji kasy wirtualnej nie jest  potrzebna asysta uprawnionego serwisanta. Przedsiębiorca sam zarządza aplikacją. Co z pozoru wydaje się być zaletą, może również stać się wadą – o niej m.in.  wspominamy w kolejnym akapicie.

Wady kas wirtualnych

Wymieniamy najważniejsze z nich:

• Rozwiązanie może być łatwo wykorzystane w celu wyłudzeń. Oszuści nie śpią. Istnieje ryzyko, ściągnięcia aplikacji na pozór przypominającą tę prawdziwą. Konsekwencje mogą być bardzo poważne.
• Ryzyko cyberataków hackerskich, których nie ma w przypadku kas tradycyjnych.
• Brak doraźnej pomocy w przypadku awarii. Brak serwisu, który w przypadku problemu, jest w stanie pomóc w znalezieniu przyczyny usterki i jej naprawy. Należy dzwonić na infolinię lub do handlowca dostarczającego rozwiązanie.
• W przypadku zacięcia się aplikacji podczas wystawiania paragonu, może być problem w ustaleniu, czy dane poprawnie zostały zapisane w chmurze.
• Urząd Skarbowy może chcieć skontrolować naszą kasę fiskalną – w takim przypadku należy udostępnić im cały telefon.
• Biorąc pod uwagę dłuższy okres używania kasy – Kasa wirtualna wychodzi drożej od kasy tradycyjnej
• Jeśli kasa wirtualna będzie zainstalowana na smartfonie – bardzo często będzie opuszczać firmę, co za tym idzie – będzie istniało dużo większe ryzyko zgubienia takiej kasy czy też uszkodzenia lub zalania

Wprowadzanie nowych rozwiązań technologicznych zawsze niesie za sobą pewne ryzyko. Jeśli coś jest nowe – nie jest w pełni przetestowane. Dopiero po dłuższym czasie użytkowania producenci są w stanie rozeznać się jakie błędy dane rozwiązania generują i są w stanie je naprawić.

Kasy wirtualne niewątpliwie do takich rozwiązań należą. Nie bez powodu na rynku nadal istnieje tak mało ofert oprogramowań. Twórcy pierwszej aplikacji kasy wirtualnej, która dostała zezwolenie do użytku, nie są w stanie udzielić jasnych instrukcji postępowania przy wystąpieniu części problemów technicznych.

Kasa wirtualna czy kasa tradycyjna online

Kasy wirtualne są  bardzo ciekawym rozwiązaniem, które na pozór wydaje się być idealnie wpisane w specyfikę dzisiejszych czasów. Niestety na dzień dzisiejszy, wady przewyższają nad zaletami. Należy jednak pamiętać, że prowadzenie działalności musi opierać się na sprawdzonych bezpiecznych rozwiązaniach. Niewątpliwie kasy tradycyjne są rozwiązaniem bezpiecznym, sprawdzonym i coraz bardziej intuicyjnym nawet dla nowych użytkowników.